ประชุมมากเกินไป ไม่ดีต่อสมอง

จากการศึกษาวิจัยในสหรัฐฯ พบว่าในแต่ละวันมีการประชุม 11 ถึง 55 ล้านครั้งทั่วประเทศ แต่ละสัปดาห์ พนักงานบริษัทใช้เวลาถึงหกชั่วโมงไปกับการประชุม ในขณะที่ระดับผู้จัดการอาจหมดเวลาไปกับการประชุมถึงสัปดาห์ละ 23 ชั่วโมง

แน่นอนว่าการประชุมเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนบริษัทในการตัดสินใจและพัฒนากลยุทธ แต่ก็มีพนักงานไม่น้อยที่มองว่าหลายๆครั้ง การประชุมเป็นเรื่องเสียเวลา เปลืองงบประมาณ และนักจิตวิทยาระบุว่าก่อให้เกิดภาวะที่เรียกว่า “meeting recovery syndrome’ (MRS) หรือภาวะการณ์ฟื้นตัวจากการประชุม คือเวลาที่จะต้องใช้ไปในการทำให้อารมณ์เย็นลง และกลับมาจดจ่อกับการทำงานได้ใหม่

ภาวะ MRS เป็นแนวความคิดที่ทุกคนที่ทำงานบริษัทคุ้นเคยดี ไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่ที่พนักงานมักรู้สึกล้าและพร่ามัวจากการประชุม แต่มีเพียงไม่กี่ปีมานี้เท่านั้นที่นักวิทยาศาสตร์บ่งชี้ว่าเป็นสถานการณ์ที่ควรศึกษาวิจัยเพิ่มเติม เพราะมีส่วนเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพบริษัท และความเป็นอยู่ดีของพนักงาน

ผู้เชี่ยวชาญระบุว่าในระหว่างที่พนักงานเข้าร่วมการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ พลังสมองของพวกเขาจะค่อยๆหมดลง การประชุมที่นานเกินไป ที่คนฟังไม่มีส่วนร่วมจนเหมือนั่งฟังการบรรยายในห้องเรียน เป็นการทำลายศักยภาพของพนักงาน

ทฤษฎีการรักษาทรัพยากรระบุว่า ความเครียดเกิดขึ้นเมื่อทรัพยากรของคนคนหนึ่งถูกคุกคามหรือสูญหาย เมื่อทรัพยากรเหลือน้อย คนคนนั้นจะเปลี่ยนจากการป้องกันเป็นการประหยัดสิ่งที่ยังเหลืออยู่ ซึ่งถ้าพูดถึงการประชุม ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของพนักงานคือการให้ความสนใจ ความตื่นตัว และแรงจูงใจ ดังนั้นความเครียดจึงเกิดขึ้นเมื่อทรัพยากรเหล่านี้ถูกหยุดชะงัก และการที่ productivity (ผลิตภาพ) ถูกหยุดอย่างกะทันหันจึงทำให้ต้องใช้เวลาในการฟื้นตัว

ผู้เชี่ยวชาญระบุว่าความสามารถในการฟื้นตัวจากการประชุมที่เลวร้ายของแต่ละคนนั้นไม่เท่ากัน บางคนกลับมาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว แต่บางคนกลับล้าไปทั้งวัน งานวิจัยเบื้องต้นระบุว่าเมื่อแต่ละคนต้องเปลี่ยนภารกิจจากงานหนึ่งไปงานหนึ่งในเวลาปกติ จะใช้เวลาประมาณ 10 – 15 นาทีเท่านั้นในการปรับตัว ขณะที่คนที่ตกอยู่ในภาวะ MRS ต้องใช้เวลาในการฟื้นตัวประมาณ 45 นาทีโดยเฉลี่ย แล้วลองคำนวณดูว่าหากการประชุมหลายครั้งติดต่อกันโดยที่เว้นพักอย่างมากแค่ 30 นาที หมายความว่าพนักงานคนนั้น ๆ จะไม่มีโอกาสได้ฟื้นตัวเต็มที่ที่จะได้ทำงานอะไรเลย

วิธีการลดการเกิดภาวะ MRS ได้ดีที่สุดคือตั้งคำถามก่อนเลยว่าการประชุมนี้จำเป็นต้องมีหรือไม่ ถ้าเป็นแค่การอัพเดตหรือการแบ่งปันข้อมูลที่ไม่ได้เร่งด่วนอะไร อาจใช้การส่งข้อมูลทางอื่นอย่างเช่นทางอีเมล หากการประชุมเป็นสิ่งจำเป็น พยายามให้เป็นการประชุมด้วยจำนวนคนที่น้อยที่สุด ไม่มีความจำเป็นต้องให้พนักงานในระดับที่ไม่ได้แสดงความคิดเห็นมานั่งฟังการประชุมยาวนานนับชั่วโมง